Специалисты консалтинговой компании Dezan Shira & Associates, которая вот уже 30 лет помогает инвесторам в ведении бизнеса в Китае и других странах азиатско-тихоокеанского региона, делятся опытом работы с китайскими партнерами на страницах журнала China Briefing. Они дают рекомендации для управленцев, которые помогут эффективно проверить поставщиков из Китая. Эксперты обращают внимание на достоинства аутсорсинга проверки поставщиков в условиях, когда большинство предпринимателей не могут лично инспектировать предприятия и продукцию партнеров.

Каждый предприниматель, имеющий деловые связи с Китаем, должен иметь четкое представление о юридическом статусе, финансовых и организационных возможностях, а также репутации своих деловых партнеров. Составить объективное представление о китайской стороне помогают профессиональные консультанты.

В любой глобальной цепочке добавленной стоимости наличие хорошо налаженных отношений между поставщиком и покупателем является ключевым компонентом успешного и эффективного ведения бизнеса. Обеспечение каналов связи и снижение рисков – задание, в равной степени актуальное как для менеджеров малых и средних предприятий, так и для управляющих крупных международных компаний. Чтобы эффективно оценить своих поставщиков или деловых партнеров, следует сосредоточиться на ряде направлений.

Инспекционные визиты для проверки поставщиков

Традиционно крупные заказчики регулярно проводят аудит финансового состояния и качества продукции своих поставщиков. Для эффективного партнерства крайне важно понимать, являются ли конкурентными предложенные цены, насколько эксклюзивна продукция и стабильна ли работа предприятий партнеров. Однако многие малые и средние предприятия, закупающие в Китае готовую продукцию или стандартизированные полуфабрикаты, часто не имеют для этого ресурсов. Поэтому им приходится довольствоваться впечатлениями, полученными во время деловой поездки для заключения контракта, а то и вовсе полностью полагаться на информацию, которую китайцы предоставляют о себе сами. Первый вариант стал крайне затруднительным в связи ограничениями поездок из-за COVID-19.

Если иностранный партнер имеет китайское представительство, инспектировать работу партнеров можно на регулярной основе либо путем специальных проверок. Регулярные проверки целесообразно проводить в случае:

• наличия особых требований со стороны конечного потребителя;
• крупнотоварных поставок на постоянной основе;
• прочих условий, указанных в контрактах.

Специальные рейды организовываются, если:

• поставщик запрашивает дополнительное финансирование;
• возникают проблемы с коммуникацией;
• имеются претензии к качеству товаров, своевременности доставки либо комплектации партий;
• существует риск банкротства;
• есть угроза для производственных мощностей;
• когда необходима инвентаризация.

Практику регулярных проверок применяют по отношению к деловым партнерам, когда в контрактах предусмотрена необходимость мониторинга определенных параметров. Это актуально, когда у конечного потребителя есть требования, которые необходимо соблюсти по всей цепочке поставок, или контракт предполагает поставки в крупных объемах.

Специальные проверки поставщиков проводят в случае изменений в работе бизнеса китайского партнера или наличия нарушений вроде несвоевременных поставок, несоответствия товара спецификациям и критериям качества. Поскольку пандемия нарушила глобальные цепочки поставок, возник новый повод для проверок – для выяснения причин таких сбоев.

Специальные проверки необходимы при изменении финансовых условий деловых отношений.

Совместное инвестирование или изменение условий оплаты для улучшения положения с оборотным капиталом поставщика требует пересмотра финансовых и организационных моментов. Если клиент обеспокоен платежеспособностью поставщика, но не имеет доступа к точным финансовым данным, визит профессионалов к контрагенту может помочь сохранить базовый уровень доверия. Однако для этого нужно добровольное согласие поставщика на сотрудничество и предоставление доступа к бухгалтерским документам для аудита и т.д.

В большинстве случаев для объективной оценки успешности делового сотрудничества достаточно простых проверок фактов и объективных данных показателей работы поставщиков.

Это может быть:

• посещение производства для сопоставления требований поставщика с реальными условиями;
• осмотр эксплуатируемого оборудования;
• оценка стоимости заказа и объема поставки;
• мониторинг технологических процессов и культуры производства;
• независимый анализ;
• изучение юридической истории и имеющихся разрешений и лицензий;
• знакомство со структурой деловых отношений поставщика;
• сравнение цен;
• базовая оценка качества продукции.

В инспектировании поставщиков можно выделить три ключевых направления, на которых нужно сконцентрировать внимание:

• производственные операции;
• организация бизнес-процессов;
• учредительные документы и органы управления.

Проверка непосредственного производства

Процедура предусматривает проверку процесса производства, осмотр готовых партий товара и мониторинг погрузки в контейнеры. Для этого необходимо посещение всех хозяйственных объектов, которые выполняют различные функции в бизнесе. Необходимо удостовериться, насколько отвечает информация из уст поставщика реальному положению дел. Следует уточнить размеры производственных объектов, оценить возможности по выпуску продукции: рабочее оборудование и его состояние, запасы материалов и возможности погрузочно-разгрузочных работ, контрольно-измерительное оборудование и квалификацию персонала на каждом этапе производства.

Важно ознакомиться с местами складирования, хранения и отправки готовой продукции. Следует уточнить место расположения таких объектов, условия хранения, наличие охраны и контроля качества погрузочно-разгрузочных работ. Нужно понимать, сколько времени и в каких условиях продукция хранится между производственными этапами, когда и как пакуется до отправки. Так можно понять, насколько поставщик заинтересован в отгрузке качественного товара.

Следует изучить имеющиеся разрешительные документы, касающиеся сертификации продукции, схемы технологических процессов и рабочие инструкции. Наиболее трудоемкой является инвентаризация, которую невозможно произвести без физического присутствия на конкретных объектах.

Оценка организации бизнес-процессов

Анализ процедур управления производством потребует более тесного сотрудничества с поставщиками. Вертикально интегрированные отрасли, такие как автомобильная промышленность, требуют более тщательного анализа механизмов управления (например, разработка продуктов, снижение рисков и т.д.). Заказчик может проверить, есть ли у поставщика стандартные процедуры управления проектами, реализуются ли они на практике и имеется ли система внутренней отчетности для каждого этапа.

Также важен механизм выявления рисков, возникающих в процессе разработки, которые могут привести к браку продукции или несоблюдению сроков производства. Для этого есть готовые наработки, к примеру, анализ, удобно осуществлять по методологии FMEA (Failure Mode and Effects Analysis), которая с 1988 г. практикуется членами «Большой Тройки» (GM, Ford, Chrysler). На сложных производствах с этой целью используется методология проведения анализа и выявления наиболее критических шагов производственных процессов с целью управления качеством продукции (P-FMEA), а в научно-исследовательских и опытно-конструкторских подразделениях применяется методология FMEA для продуктов.

Помимо этого, для понимания ситуации полезно обращать внимание и на другую информацию из открытых источников, к примеру, исследовать деловые связи поставщика с другими партнерами.

Принятая на предприятии процедура размещения заказов материалов может послужить хорошим примером профессионализма и состояния финансовой отчетности поставщика. Китайский партнер должен предоставить свою книгу заказов, чтобы подтвердить своевременность их получения, обработки и отправки готовых изделий. По состоянию отчетности можно предположить вероятность рисков для цепочки поставок заказчика.

Другим примером простых процедур, для получения впечатления о партнере является наличие на предприятии производственных руководств и инструкций для работников, а также официальных технических стандартов, необходимых для понимания требований заказчика. Официальные сертификаты, такие как страховые полисы и сертификаты системы управления качеством продукции,должны предъявляться без предварительного уведомления.

Административная проверка

Третья категория предполагает аудит финансово-хозяйственной деятельности компании, который частично может проводиться удаленно. В ходе проверки следует обратить внимание, имеет ли поставщик разрешение на осуществление хозяйственной деятельности, ознакомиться со сферой, в которой он работает, оценить оборотные средства и уставной капитал. Необходимо изучить учредительные документы, информацию о директорах, собственниках и бенефициарах, проверить наличие судебных споров, порядок осуществление хозяйственной деятельности. Эта информация поможет вам понять, насколько прочны позиции поставщика, как глубоко он интегрирован в отрасль и откуда берет финансовые ресурсы.

Нужно предметно изучить деловые отношения поставщика с конкурентами заказчика или крупными клиентами в других категориях товаров. Хотя эти данные нелегко получить, опытные поставщики обычно идут навстречу и предоставляют не конфиденциальную информацию для поддержания своей репутации. Особый интерес представляет ценовая политика. Следует понимать, по какому принципу формируется стоимость, насколько она оправдана и конкурентна.

Пример тематического исследования: выезд на место для верификации информации о работе предприятия, полученной по традиционным каналам коммуникации с клиентом.

Зарубежная компания много лет закупала расходные материалы из Китая у одного и того же поставщика, с которым сложились доверительные отношения. Проблемы появились в 2020 г., когда ограничения, связанные с COVID-19, нарушили глобальные цепочки поставок. Китайский поставщик приостановил отправку нескольких партий продукции и потребовал предварительного продления контракта. Китайская сторона аргументировала свои новые условия тем, что их фабрика понесла финансовые убытки и не имела оборотных средств для производства крупных партий продукции. Чтобы сохранить деловые отношения, от клиента требовали предварительно перечислить солидную сумму на счет производителя.

Учитывая позитивный опыт долговременного сотрудничества, зарубежная компания выплатила часть денег. Однако заказы стали поступать с нарушением сроков, также был обнаружен недокомплект продукции. Общаясь с китайцами посредством видеозвонков, представители компании-заказчика сделали вывод, что товарные запасы находятся в плохом состоянии, что вызвало дополнительные опасения. Хотя на запросы в телефонном режиме поставщики всегда отвечали своевременно, полученная информация не внушала доверия.

Компания обратилась в Dezan Shira & Associates, чтобы прояснить реальную обстановку, в том числе коммерческое и финансовое положение поставщика, с целью восстановления отношений между сторонами на основе достоверных сведений.

Инспекционная проверка включала посещение объекта с физической инвентаризацией и базовую оценку качества поставляемой продукции. Команда Dezan Shira & Associates обнаружила, что лишь половина продуктов, заявленных готовыми к отправке, была упакована и загружена в контейнеры, однако серьезных проблем с качеством выявлено не было. В ходе работы выяснилось, что основные проблемы были связаны с сырьем и могли быть решены в течение двух недель при условии своевременного размещения заказов. После изучения производственных мощностей поставщика и существующего пакета заказов на материалы, был составлен новый план поставок. В итоге клиент, с опорой на полученные результаты, восстановил доверие к своему деловому партнеру.

В международном бизнесе личные контакты имеют решающее значение для установления прочных деловых отношений. С их помощью налаживаются эффективные каналы связи и оперативно разрешаются проблемные ситуации. Традиционно именно рабочие поездки помогали собрать фактическую информацию и установить надежное взаимодействие с поставщиками. В свете современных ограничений на поездки, передача проверок на аутсорсинг приобрела особую актуальность. Инспекции в Китае могут проводиться в формате и объеме, который отвечает интересам заказчика. Именно такие услуги предоставляем в Китае и мы.

По материалам china-briefing.com